Configurer des dépôts de documents

La deuxième étape de la configuration de JMap Documents consiste en créer et configurer les dépôts de documents. Pour ce faire :

1. Dans l'interface de configuration de Documents, appuyez sur Créer pour ouvrir la fenêtre de configuration d'un dépôt.

2. Inscrivez un Nom et une Description du dépôt.

3. Sélectionnez le Type de dépôt. Vous avez trois choix :

   • File system : Il s'agit d'un répertoire situé dans le système de fichiers du serveur contenant des documents sous forme de fichiers.

   • Hyperlink : Il s'agit d'une table dans la BD System de JMap contenant des hyperliens à des URL.

   • SharePoint : Il d'agit d'une connexion au système électronique de gestion documentaire SharePoint de Microsoft.

La création du dépôt diffère en fonction du type de dépôt mais les étapes subséquentes sont semblables pour les trois types de dépôt.

Créer un dépôt

File System

1. Informez les paramètres indiqués par l'Assistant de dépôt de documents.
2. Appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration des dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

3. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.
4. Appuyez sur les boutons pour accéder aux interfaces de configuration de Structure de métadonnées, Formulaire de métadonnées, Formulaires de recherche et Permissions.

5. Appuyez sur les boutons pour Éditer, Synchroniser ou Effacer le dépôt.

Hyperlink

1. Dans l'Assistant de dépôt de documents sélectionnez le type de dépôt Hyperlink et appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration de dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

2. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.
3. Appuyez sur les boutons pour Éditer, Synchroniser ou Effacer le dépôt.

SharePoint

1. Informez les paramètres indiqués par l'Assistant de dépôt de documents.
2. Appuyez sur Terminer pour créer le dépôt et retourner à l'interface de configuration de dépôts. Le nom du dépôt s'affiche dans la table.

3. Cliquez sur le nom du dépôt pour accéder à son interface de configuration.
4. Appuyez sur les boutons pour accéder aux interfaces de configuration de Structure de métadonnées, Formulaire de métadonnées, Formulaires de recherche et Permissions.

5. Appuyez sur les boutons pour Éditer, Synchroniser ou Effacer le dépôt.

La structure de métadonnées provient du serveur SharePoint et vous ne devez pas la configurer. À partir de la structure de métadonnées de SharePoint vous pouvez configurer directement le formulaire de métadonnées et les formulaires de recherche.

Configurer un dépôt

Ces étapes sont semblables pour tous les types de dépôt.

Permissions

Vous devez configurer les permissions d'accès au dépôt. Pour ce faire, dans l'interface de configuration du dépôt appuyez sur Permissions.

Cette section comporte deux onglets : Permissions et Propriétaires. Les propriétaires sont les seuls à pouvoir gérer les permissions d’administration pour le dépôt, gérer la liste des propriétaires et la supprimer.

Les dépôts dispossent de permissions de type utilisateur seulement.

Configurer la structure de métadonnées

Vous devez configurer la structure de métadonnées du dépôt, c'est à dire les attributs qui contiennent les métadonnées de chaque document. Ces informations sont stockées dans une table créée par le système de base de données du dépôt. À partir de cette structure vous pouvez configurer les formulaires de recherche et de métadonnées.

1. Dans l'interface de configuration du dépôt appuyez sur Structure de métadonnées.

3. Indiquez le nom de l'attribut, le type SQL et cochez la case pertinente si l'attribut doit être indexé.

5. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre.

Configurer le formulaire de métadonnées

Ce formulaire permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro puisse ajouter ou modifier les valeurs des attributs qui constituent les métadonnées d'un document, lorsqu'il ajoute un nouveau document dans le dépôt.

1. Dans l'interface de configuration du dépôt appuyez sur Formulaire de métadonnées pour ouvrir l'interface Disposition du formulaire. Les composantes de formulaires de JMap sont disponibles. La section Designer de formulaires du Manuel de l'administrateur JMap Server offre des détails sur ce sujet.

2. Sélectionnez les composantes du formulaire.

3. Configurez chaque composante en sélectionnant l'attribut concerné ainsi que ses caractéristiques.

4. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre. Les attributs du formulaire s'affichent dans la section Formulaire de métadonnées dans l'interface de configuration du dépôt.

Configurer les formulaires de recherche

Ce formulaire permet que l'utilisateur d'une application JMap Pro ou JMap NG puisse chercher des documents associés aux éléments de la carte à partir de leurs métadonnées.

Les attributs disponibles dans le formulaire sont ceux définis dans la structure de métadonnées.

Pour configurer un formulaire de recherche :

1. Dans l'interface de configuration du dépôt appuyez sur Formulaires de recherche.

2. Appuyez sur Créer pour créer un nouveau formulaire.

3. Indiquez un nom pour le formulaire et appuyez sur Disposition du formulaire pour ouvrir sa fenêtre de configuration. La section Designer de formulaires du Manuel de l'administrateur JMap Server offre des détails sur ce sujet.

4. Sélectionnez les composantes du formulaire.

5. Configurez chaque composante en sélectionnant l'attribut concerné ainsi que ses caractéristiques. Les attributs Nom et Description sont disponibles par défaut pour constituer un formulaire de recherche de base.

6. Appuyez sur Sauvegarder pour enregistrer l'information et fermer la fenêtre. Les formulaires créés s'affichent dans l'interface Formulaires de recherche.